Komunikasi informal adalah proses komunikasi yang dilakukan antara orang yang ada di dalam suatu organisasi dengan prosedur yang tidak direncanakan dan tidak ditentukan di dalam struktur organisasi. Komunikasi informal juga merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi karena setiap anggota organisasi memiliki empat jenis keutuhan yaitu kedekatan fisik, fitrah untuk berkomunikasi, fitrah untuk menjadi bagian dari kelompok, dan hierarki.

Komunikasi informal sering disebut sebagai “Grapevine” karena menyebar ke seluruh organisasi dan ke segala arah tanpa memperhatikan tingkat otoritas.

Di dalam perusahaan, komunikasi informal terjadi antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain tanpa memandang wewenang dan fungsi jabatan mereka. Biasanya komunikasi informal dilakukan melalui tatap muka langsung dan percakapan lewat telepon. Komunikasi terjadi sebagai perwujudan dari keinginan manusia untuk bersosialisasi dan keinginan untuk menyampaikan informasi yang dimilikinya yang dianggap tidak dimiliki oleh rekan-rekannya.

Alat atau Media dalam Komunikasi Informal

Alat atau media dalam komunikasi informal dapat digunakan berupa surat, memo, telepon, email, laporan atau face to face.

Surat

Secara tertulis, tujuan komunikasi informal dapat dilakukan dengan surat atau memo. Media tertulis ini biasanya dilakukan untuk menyampaikan pesan yang tidak terlalu penting dan tidak perlu persetujuan resmi.

Telepon

Media telepon sangat berguna dalam komunikasi informal. Pengirim dan penerima dapat berinteraksi secara langsung secara real time. Selain itu, media telepon juga dapat digunakan oleh orang-orang yang tidak memiliki waktu untuk bertatap muka.

Email

Media email efektif untuk menyampaikan pesan karena dapat diakses kapan saja. Selain itu, media email juga dapat mengirimkan pesan dengan cepat. Meskipun terkadang isi pesan tidak tersampaikan dengan jelas sehingga dapat menimbulkan kesalahpahaman.

Laporan

Laporan informal biasanya hanya dikeluarkan untuk beberapa orang saja, terutama mereka yang bekerja sama. Laporan jenis ini menyampaikan informasi yang bersifat faktual dan tidak banyak analisis. Tujuan dari laporan informal ini adalah untuk memberikan informasi yang relevan kepada karyawan atau atasan yang bersangkutan.

Tatap Muka

Interaksi tatap muka merupakan cara komunikasi informal yang paling umum dan paling efektif. Percakapan informal yang terjadi secara tatap muka dapat terjadi antara pimpinan dengan karyawan, penyelia dengan karyawan, atau antar karyawan yang memiliki hubungan dekat.

Ciri-Ciri Komunikasi Informal

1. Komunikasi informasi biasanya tidak terjadwal dan bersifat bebas dalam hal waktu

2. Partisipan bersifat acak karena komunikasi ini bisa dilakukan oleh siapa saja tanpa memandang status

3. Partisipan keluar dari peran yang semestinya karena topik komunikasi informal bisa bebas tidak memandang status profesi dan sebagainya

4. Agendanya tidak teratur karena memang secara waktu jenis komunikasi ini tidak diagendakan

5. Komunikasi informal bersifat interaktif dan biasanya lebih menarik

6. Bahasa yang dipakai bersifat informal

Manfaat Komunikasi Informal

1. Komunikasi informal dapat bermanfaat untuk menjaga hubungan baik antar personal dalam suatu organisasi atau masyarakat

2. Komunikasi informal cocok untuk menyampaikan gagasan yang sulit untuk diterima

3. Santai tetapi bisa serius untuk menyampaikan maksud

4. Komunikasi informal efektif untuk menggalang dukungan dari berbagai pihak atau banyak orang