Komunikasi formal adalah proses komunikasi yang dilakukan antara organisasi dan perusahaan dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk bertukar informasi. Dalam komunikasi formal, seseorang biasanya menggunakan tempat dan tata bahasa yang baku dan formal dalam percakapan formal. Komunikasi formal juga dapat dikenal sebagai komunikasi terencana dan komunikasi resmi.
Di dalam perusahaan, komunikasi formal terjadi di antara para karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Garis kewenangan inilah yang menyediakan saluran untuk menyampaikan prosedur kerja, instruksi dan ide, serta umpan balik atas kinerja bawahan dari manajemen ke karyawan. Komunikasi formal juga membentuk saluran-saluran yang dimana komunikasi ke atas dapat terjadi, seperti mengekspresikan ide, sikap, dan perasaan mereka sendiri.
Di dalam perusahaan, komunikasi formal terjadi di antara para karyawan melalui jalur otoritas yang telah ditetapkan oleh manajemen. Saluran komunikasi hirarkis ini tidak hanya berfungsi sebagai saluran untuk transmisi prosedur kerja, instruksi dan ide, tetapi juga sebagai saluran untuk transimisi komentar atas kinerja bawahan dari manajemen kepada karyawan. Komunikasi formal tidak hanya membentuk saluran untuk komunikasi ke bawah tetapi juga menciptakan saluran di mana komunikasi ke atas dapat terjadi ketika karyawan menyampaikan ide, sikap dan emosi mereka sendiri.
Alat atau Media dalam Komunikasi Formal
Ada banyak alat atau media komunikasi formal seperti memo, email, surat, laporan, proposal, rapat, diskusi dan presentasi.
Memo
Memo adalah pesan singkat yang dikirim ke beberapa orang yang bekerja di organisasi atau perusahaan yang sama. Biasanya dikirim dari satu orang ke orang lain menggunakan email, namun memo juga dapat dicetak dan diberikan secara langsung.
Email adalah alat atau media komunikasi formal perusahaan yang paling umum saat ini. Email dikirim dari satu orang ke orang lain melalui penggunaan media elektronik.
Surat
Surat adalah alat standar untuk komunikasi antara perusahaan dan individu. Surat sering kali muncul ketika seseorang ingin menjalin kontak langsung dengan calon pelanggan dan klien.
Laporan
Laporan adalah dokumen yang memberikan informasi dan rincian tentang subjek atau topik tertentu. Laporan biasanya ditulis untuk pembaruan proyek, laporan bulanan, dan laporan tahunan.
Proposal
Proposal adalah dokumen yang dirancang untuk membujuk orang lain untuk melakukan sesuatu. Saat membuat proposal, buatlah proposal yang sederhana dan selalu sertakan manfaat yang jelas bagi penerima.
Rapat
Rapat adalah pertemuan yang diadakan oleh perusahaan atau organisasi untuk membahas topik tertentu. Pertemuan ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, termasuk telekonferensi, panggilan konferensi, dan konferensi video.
Diskusi
Diskusi adalah komunikasi yang diadakan dalam sekelompok orang tentang topik tertentu. Diskusi dapat berkisar dari kelompok kecil orang hingga forum publik besar dan debat.
Presentasi
Presentasi adalah dokumen yang memberikan informasi tentang topik atau subjek tertentu kepada sekelompok orang. Presentasi biasanya menggunakan alat bantu visual seperti bagan, slide, foto, dan gambar untuk memperkuat pesan yang disampaikan.
Jenis Komunikasi formal
Secara umum, komunikasi formal dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sebagai berikut :
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah jenis komunikasi formal yang mengalir di antara individu-individu yang berada pada tingkatan yang berbeda dalam suatu organisasi atau perusahaan. Contoh dari komunikasi vertikal seperti karyawan mengajukan permohonan cuti kepada atasan atau manajer memberikan tugas kepada karyawannya.
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah jenis komunikasi formal yang mengalir di antara orang-orang yang berada pada tingkat yang sama dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Contoh komunikasi horizontal termasuk komunikasi antara sesama karyawan atau manajer produksi yang menghubungi manajer keuangan untuk mendiskusikan pengiriman/pembelian bahan baku.
Ciri-Ciri Komunikasi Formal
Berikut ciri-ciri dari komunikasi formal:
1. Komunikasi formal biasanya sudah dijadwalkan
2. Peserta komunikasi formal biasanya diundang melalui jalur undangan
3. Setiap peserta mempunyai peran masing-masing
4. Ada agenda yang dibicarakan dalam komunikasi formal
5. Bahasa yang dipakai bersifat formal
Manfaat Komunikasi Formal
Beberapa manfaat dari komunikasi formal:
1. Komunikasi formal bermanfaat untuk menyampaikan instruksi
2. Menyerap aspirasi dapat dilakukan dengan mudah dengan komunikasi formal
3. Komunikasi formal biasanya dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan
4. Komunikasi formal bermanfaat untuk merencanakan kegiatan
5. Membahas permasalahan dapat dilakukan dengan efektif menggunakan komunikasi formal
