Komunikasi secara tulisan mengacu pada kemampuan menulis, pengetikan, atau pencetakan untuk menyampaikan pesan melalui penggunaan simbol-simbol seperti huruf dan angka. Komunikasi tulisan berbeda dengan komunikasi lisan yang mengandalkan ucapan dan gaya bicara, sedangkan komunikasi tulisan cenderung mengarah pada gaya penulisan.
Kemampuan menulis dalam komunikasi tulisan dapat dimanfaatkan di dunia kerja ketika Anda mengirimkan email kepada atasan untuk meminta hal-hal seperti cuti atau perpanjangan deadline, dan sebagainya. Tidak hanya berguna untuk mengirim email, tetapi juga berguna untuk menulis memo, menyusun laporan, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, jika kita memiliki kemampuan untuk berkomunikasi secara tulisan, kita akan dapat menggunakan kata-kata yang dianggap cocok untuk disampaikan sehingga pesan tersebut dapat dipahami oleh penerima pesan.
Proses komunikasi tulisan tidak mungkin berjalan lancar jika penerima pesan tidak ada. Karena pesan yang dibuat tidak akan dapat tersampaikan tujuannya.
Jenis- Jenis Komunikasi Tulisan
Ada berbagai jenis komunikasi tulisan, yaitu:
1. Surat
Jenis komunikasi tulisan yang pertama adalah surat. Surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu pembuka, salam pembuka, isi, penutup, tanda tangan, dan penutup. Bagian kepala surat memiliki dua kegunaan, yang pertama untuk mencantumkan alamat pengirim dan yang kedua untuk mencantumkan alamat penerima.
Bagian pembuka berisi kata atau frasa yang digunakan sebagai sapaan dan ungkapan simpati, dimulai dengan Yth. Bapak atau Ibu. Bagian selanjutnya adalah bagian isi, bagian ini berisi tentang isi dari apa yang ingin kita sampaikan.
Bagian penutup memiliki dua kegunaan, yang pertama adalah untuk mengucapkan terima kasih dan yang kedua adalah untuk menandatangani nama Anda. Dan yang terakhir adalah bagian penutup pujian, bagian ini berisi frasa yang digunakan untuk menutup surat.
2. Esai
Jenis komunikasi tulisan yang kedua adalah esai. Esai terdiri dari tiga bagian: pendahuluan, isi, dan kesimpulan. Bagian pendahuluan berisi pesan latar belakang, ketertarikan, dan pernyataan tesis. Bagian tubuh merupakan inti dari sebuah esai, bagian ini berisi pesan dan argumen yang mendukung pernyataan tesis. Sedangkan bagian penutup berisi kesimpulan dari esai.
3. Laporan
Laporan adalah jenis lain dari komunikasi tulisan. Laporan memang memiliki beberapa jenis yang berbeda, ada laporan bisnis, laporan acara, laporan kegiatan, laporan proyek, laporan kasus, dan lain-lain. Biasanya sebuah laporan akan mencakup 2 bagian, yaitu header dan blok teks.
4. Dokumentasi
Dokumentasi adalah alat komunikasi tulisan yang biasa digunakan oleh penulis teknis dan penulis buku non-fiksi. Dokumen semacam ini biasanya berisi satu topik utama yang akan dibahas secara menyeluruh hingga akhir kalimat. Seperti halnya menulis esai atau laporan, dokumentasi juga memiliki 3 bagian: judul, pembahasan/konteks, dan referensi.
5. Teks atau Pesan Singkat
Teks atau pesan singkat merupakan salah satu jenis komunikasi tulisan yang sangat populer di masyarakat saat ini. Teks biasanya dikirim melalui telepon seluler atau aplikasi pesan seperti WhatsApp.
Keuntungan dan Kekurangan Komunikasi Tulisan
Ada beberapa keuntungan dari komunikasi tulisan, diantaranya adalah :
1. Dapat Mengingat Kembali Pesan yang Disampaikan
Komunikasi tulisan menawarkan dokumentasi yang jelas tentang pesan yang dikirim. Hal ini sangat membantu jika terjadi sesuatu yang perlu diingat atau diperlukan sebagai bukti.
2. Dapat Mengirim Pesan dari Jarak Jauh
Tanpa harus bertemu langsung, komunikasi tulisan memungkinkan kita untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Hal ini sangat membantu jika kita tidak tinggal dekat dengan orang yang ingin kita hubungi atau jika kita sibuk dengan kegiatan lain.
3. Kesempatan Untuk Memikirkan Kembali
Dalam komunikasi tulisan, kita memiliki pilihan untuk merevisi apa yang akan kita tulis sebelum mengirim pesan. Hal ini memungkinkan kita untuk menulis dengan lebih hati-hati dan mengurangi kesalahan.
Namun, ada juga beberapa kekurangan dari komunikasi tulisan, seperti :
1. Tidak menerima reaksi atau ekspresi wajah dari penerima pesan. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman atau salah menafsirkan tujuannya.
2. Tidak seperti komunikasi lisan, komunikasi tulisan biasanya membutuhkan waktu untuk mengirim dan menerima pesan, sehingga kita tidak dapat mengharapkan jawaban langsung.
